PERENCANAAN

Seandainya anda berkesempatan melewatkan sehari dengan seorang supervisor, supervisor apa saja, mungkin kesan pertama anda adalah dia pasti melakukan banyak hal yang berbeda – beralih dengan cepat dari suatu masalah ke masalah yang lain – dan mempergunakan keterampilan yang lebih banyak dari pada yang pernah anda bayangkan.

Bagi seorang supervisor yang sedang berusaha meningkatkan keterampilan atau supervisor baru yang sedang berusaha melakukan peralihan dari seorang karyawan biasa menjadi supervisor yang berhasil, jumlah, keanekaragaman, dan rangkaian keterampilan yang diperlukan untuk mencapai sukses menimbulkan masalah belajar yang banyak. Karena itu, tujuan catatan ini adalah untuk membantu mengisi kekosongan ini. Beberapa keterampilan utama yang umum bagi supervisor pada organisasi pemerintah, usaha swasta, industri, dan jasa disajikan dalam bentuk yang mudah dipahami.

Sesudah membaca, memikirkan dan membahas keterampilan supervisor yang tercakup dalam buku catatan ini, anda harus :

1. Memiliki penilaian dan pemandangan yang nyata tentang peranan seorang supervisor.

2. Memperoleh pengertian yang lebih luas tentang sifat dasar dan tujuh belas keterampilan supervisor yang tercantum didalam buku ini.

3. Sadar bahwa keterampilan-keterampilan ini penting untuk keberhasilan anda sebagai seorang supervisor.

4. Belajar sesuatu tentang cara mempergunakan mereka dengan berhasil pada pekerjaan.

5. Hati-hati akan perangkap yang harus dihindari.

Untuk memudahkan anda dalam menggunakan buku catatan ini sebagai pedoman yang siap sedia, keterampilan-keterampilan yang disajikan sudah dikelompokkan dalam empat judul :

I. PERENCANAAN

II. STAFFING / PENYELENGGARAAN

III. PENGARAHAN

IV. PENGENDALIAN

Ini tidak berarti bahwa pengelompokan lain kurang berlaku atau bahwa suatu keterampilan tidak boleh dianggap sebagai bagian pada beberapa bagian fungsi supervisory. Juga supervisor pada umumnya perlu cakap pada lebih banyak bagian daripada yang tercakup dalam buku catatan ini. Tetapi, terimalah keterampilan yang disajikan ini sebagai titik awal. Kami yakin anda akan memperoleh manfaat yang sangat besar dari buku ini.

FUNGSI PERENCANAAN

Fungsi Perencanaan memerlukan semua keterampilan yang dimiliki untuk menentukan lebih dahulu arah tindakan.

Perencanaan berorientasi ke masa depan. Karena itu, dapat digolongkan sebagai proses usaha organisasi untuk menjembatani kesenjangan antara tempat keberadaannya sekarang dengan tempat keberadaannya pada suatu titik dimasa depan.

Sebagian besar manajer dan supervisor dalam organisasi memiliki tanggung jawab di dalam Perencanaan.Pada tingkat tertinggi manajemen eksekutif merencanakan jenis kegiatan usaha tempat organisasi berkegiatan, cara memperoleh sumber keuangan, cara organisasi memasarkan produk dan jasanya dan sebagainya.

Pada tingkat yang lebih rendah supervisor merencanakan cara untuk memenuhi sasaran yang mendukung tujuan organisasi. Ini mencakup tanggung jawab, seperti menjadwalkan pekerjaan dan meramalkan kebutuhan bahan mentah dan persediaan. Ada beberapa keterampilan lain yang juga dapat dianggap perlu bagi fungsi Perencanaan ini.

Sebagai bagian dari Fungsi Perencanaan, pada terbitan ini kita membahas keterampilan :

1). Penentuan Sasaran,

2). Perencanaan,

3). Penjadwalan Pekerjaan, dan

4). Penilaian Usul.

PENENTUAN SASARAN

Penentuan Sasaran adalah pernyataan mengenai hasil kerja yang harus dicapai. Pada banyak organisasi manajer dan bawahan menentukan tujuan secara bersama untuk bawahan. Manajer harus mempertimbangkan tujuan untuk keseluruhan kelompok yang mereka awasi apabila mereka ikut serta dalam menentukan sasaran untuk tiap bawahan. Orang tersebut harus mempertimbangkan tujuan kelompok dan tujuan pribadi.Sebagai hasil proses ini tujuan yang layak tetapi menantang dapat ditentukan untuk setiap orang dalam satu organisasi. Tujuan dapat ditentukan untuk pekerjaan, proyek, atau tugas perseorangan. Penilaian prestasi kerja setiap orang harus didasarkan pada sasaran yang ditentukan untuk orang tersebut. Sasaran biasanya ditentukan secara tertulis.

Mengapa Menentukan Sasaran ?

Bilamana sasaran yang telah ditentukan itu dikenal dan dirinci, maka orang yang bekerja menurut sasaran ini memiliki definisi yang jelas tentang harapan yang telah disetujui yang cenderung merangsang, mencegah pemborosan tenaga pada tugas yang tidak memberi hasil, dan mengurangi pertentangan antar pribadi.

Saat Penentuan Sasaran

Sasaran harus ditentukan untuk setiap kegiatan pada saat kegiatan tersebut ditetapkan. Dengan sasaran yang sudah ditetapkan, karyawan yang bertanggung jawab atas kegiatan tersebut tahu dengan tepat apa yang diharapkan dalam hal jadwal, biaya, jumlah, mutu, dan sebagainya.

Sasaran sering ditentukan sesudah masalah yang serius terjadi pada pekerjaan mereka. Dalam hal seperti ini supervisor umumnya tidak mengetahui sampai masalah itu tiba-tiba muncul, sehingga bawahan yang bertanggung jawab mendapatkan kesan yang salah terhadap pekerjaan yang harus dilaksanakan.

Tentu saja, lebih baik menentukan sasaran dengan terlambat dari pada tidak sama sekali.

Cara Menentukan Sasaran

Ada banyak informasi yang berhubungan dengan cara menentukan sasaran. Di sini kami akan menyajikan beberapa garis pedoman dasar yang pasti membantu anda dalam menentukan sasaran yang bermanfaat bagi bawahan anda.

Jika sasaran anda tidak mengikuti garis pedoman ini, sasaran anda tidak akan seefektif sebagaimana semestinya.

Tentukan sasaran yang sesuai dengan tujuan dan kebijaksanaan organisasi :

Sasaran yang ditentukan untuk semua orang tidak boleh bertentangan secara langsung dengan kebijaksanaan yang telah ada (diterima). Kebijaksanaan maupun sasaran harus diubah jika pertentangan timbul.

Tentukan sasaran yang disetujui oleh bawahan :

Sangat baik mengikutsertakan bawahan dalam menentukan sasaran mereka. Karena ada kemungkinan bagi supervisor atau bawahan yang tidak realistis pada penentuan sasaran; diskusi yang demikian harus menghasilkan sasaran yang dapat diterima bersama dan mencerminkan pandangan terbaik kedua belah pihak. Ini juga membantu meyakinkan bahwa bawahan akan mengerti dan berjuang kearah sasaran.

Tentukan sasaran secara Tertulis :

Dengan menulis sasaran, anda dan supervisor anda dapat berpedoman secara khusus pada setiap sasaran dan tahu lebih jelas apa yang diharapkan dari pekerjaan.

Kemudian sasaran tertulis dapat ditinjau ulang setingkat lebih tinggi oleh manajemen yang lebih tinggi.

Sederhanakan Sasaran :

Sasaran harus menggambarkan hasil yang diharapkan oleh supervisor untuk dapat dicapai. Uraian yang terinci tidak perlu tercantum pada pernyataan tentang sasaran. Sasaran tersebut perlu dipahami oleh orang yang bersangkutan, orang yang memberikan sumbangan untuk tercapainya sasaran, supervisor dan manajer dari supervisor. Dengan kata lain, oleh semua yang terlibat.

Mulai dengan kata “untuk” yang diikuti oleh kata kerja : Sasaran harus mulai dengan kata “untuk” yang diikuti oleh kata kerja, karena sasaran harus muncul sebagai hasil suatu pekerjaan.

Contoh : “ Untuk mengurangi apkiran sampai maksimum dua persen perminggu pada akhir bulan ini “.

Tetapkan tanggal sasaran untuk penyelesaian :

Sasaran harus mencakup tanggal penyelesaian agar orang tersebut mengetahui kapan harus diselesaikan. Hasil kerja setiap orang dapat dinilai secara resmi sesudah tanggal sasaran dilewati.

Tetapkan sasaran dengan Tegas dan sejelas mungkin :

Jika seseorang tidak mengetahui jumlah, mutu dan faktor biaya yang diperlukan, tidak mungkin ia akan berusaha untuk memenuhi sasaran. Misalnya, lebih baik berkata “ Untuk menyediakan lima ratus pemasangan per hari….” daripada “ Untuk menyediakan pemasangan yang cukup secara bertahap….”.

Tetapkan “ apa” dan “kapan”, bukan “ mengapa” dan “bagaimana”

Sasaran adalah pernyataan tentang hasil yang harus dicapai, bukan pembuktian dan prosedur. Jika penjelasan perlu, dan mungkin sangat perlu, maka harus diberikan secara lisan atau pada pernyataan yang terpisah.

Hubungan sasaran secara langsung dengan peranan bawahan :

Sasaran harus menentukan apa yang harus dilakukan seseorang , bukan kelompok atau oraganisasi. Orang tidak dapat diukur berdasarkan pada sasaran yang tidak dikuasainya.

Tentukan sasaran yang realistis dan dapat dicapai, tetapi menantang :

Karena sasaran ditentukan untuk menjadi pendorong, mereka harus dalam jangkauan walaupun tidak terlalu mudah diselesaikan. Sasaran yang diluar jangkauan menimbulkan sikap putus asa.

Hal-hal yang harus dihindari dalam menentukan sasaran :

Garis-garis pedoman terdahulu memberitahukan anda cara menentukan sasaran. Sekarang kita beralih ke masalah-masalah yang harus anda hindari dalam menentukan sasaran.

Menentukan terlalu banyak sasaran :

Mudah menentukan lebih banyak sasaran untuk bawahan anda dari pada yang dapat mereka selesaikan. Tentukan prioritas untuk sasaran yang harus dipenuhi. Pisahkan hal-hal yang harus dilakukan dari yang wajib dilakukan dan yang mudah dilakukan. Pertimbangkan penghapusan dua kategori terakhir jika perlu. Lalu, beritahukan bawahan anda prioritas tersebut.

Lalai melanjutkan komunikasi tentang sasaran sesudah ditetapkan :

Diskusi langsung dengan bawahan sesudah sasaran ditentukan akan membantu menghilangkan kesalah-pahaman tentang sasaran. Diskusi serupa akan membantu meyakinkan bahwa sasaran layak dan juga menantang sesuai dengan kondisi yang berubah-ubah. Diskusi anda juga bermanfaat untuk menekan kepentingan yang anda tempatkan pada sasaran yang sudah ditentukan.

Menghindarkan sasaran pada penilaian hasil kerja :

Bilamana anda menentukan sasaran dengan bawahan, capailah pengertian bahwa hasil kerja bawahan akan dinilai berdasarkan pada sasaran tersebut. Jika anda tidak melaksanakan penilaian secara ini, sasaran anda tidak akan berlaku lagi sebagai pendorong.