Maxiwe

Maxiwe

LANGKAH NEGOTIATION SKILL

LANGKAH NEGOTIATION SKILL

1. PERENCANAAN
   

• Sasaran
  
• Harapan
• Negosiasi ( bagaimana? )

2. FAKTOR PENENTU
   

a). Presentasi yang effective

b). Selling ---> Data-data pendukung yang kuat !!!

c). Bagaimana menekan keberatan-keberatan

d). Managemeni Informasi :

o Kepada siapa ?

o Apa yang dibutuhkan?

o Apa keinginan Agent? Tingkat Need Agent?

o Fleksibilitasnya ?

o Company Profile?

o Supply kita?

Bagaimana merubah Persepsi Agent ?

e). Catat seluruh keinginan-keinginan calon Agent.

f). Buat Wish-List dari Agent sebelum memberikan kondisi yang akan

diberikan ( Angka yang ditawarkan usahakan yang minimum ).

g). Dalam mencari Agent jangan menimbulkan kesan sedang mencari

Agent tetapi buat seakan-akan lagi kontrol dan timbul ide untuk

membuat Agent di area tersebut.

PERENCANAAN

Seandainya anda berkesempatan melewatkan sehari dengan seorang supervisor, supervisor apa saja, mungkin kesan pertama anda adalah dia pasti melakukan banyak hal yang berbeda – beralih dengan cepat dari suatu masalah ke masalah yang lain – dan mempergunakan keterampilan yang lebih banyak dari pada yang pernah anda bayangkan.

Bagi seorang supervisor yang sedang berusaha meningkatkan keterampilan atau supervisor baru yang sedang berusaha melakukan peralihan dari seorang karyawan biasa menjadi supervisor yang berhasil, jumlah, keanekaragaman, dan rangkaian keterampilan yang diperlukan untuk mencapai sukses menimbulkan masalah belajar yang banyak. Karena itu, tujuan catatan ini adalah untuk membantu mengisi kekosongan ini. Beberapa keterampilan utama yang umum bagi supervisor pada organisasi pemerintah, usaha swasta, industri, dan jasa disajikan dalam bentuk yang mudah dipahami.

Sesudah membaca, memikirkan dan membahas keterampilan supervisor yang tercakup dalam buku catatan ini, anda harus :

1. Memiliki penilaian dan pemandangan yang nyata tentang peranan seorang supervisor.

2. Memperoleh pengertian yang lebih luas tentang sifat dasar dan tujuh belas keterampilan supervisor yang tercantum didalam buku ini.

3. Sadar bahwa keterampilan-keterampilan ini penting untuk keberhasilan anda sebagai seorang supervisor.

4. Belajar sesuatu tentang cara mempergunakan mereka dengan berhasil pada pekerjaan.

5. Hati-hati akan perangkap yang harus dihindari.

Untuk memudahkan anda dalam menggunakan buku catatan ini sebagai pedoman yang siap sedia, keterampilan-keterampilan yang disajikan sudah dikelompokkan dalam empat judul :

I. PERENCANAAN

II. STAFFING / PENYELENGGARAAN

III. PENGARAHAN

IV. PENGENDALIAN

Ini tidak berarti bahwa pengelompokan lain kurang berlaku atau bahwa suatu keterampilan tidak boleh dianggap sebagai bagian pada beberapa bagian fungsi supervisory. Juga supervisor pada umumnya perlu cakap pada lebih banyak bagian daripada yang tercakup dalam buku catatan ini. Tetapi, terimalah keterampilan yang disajikan ini sebagai titik awal. Kami yakin anda akan memperoleh manfaat yang sangat besar dari buku ini.

FUNGSI PERENCANAAN

Fungsi Perencanaan memerlukan semua keterampilan yang dimiliki untuk menentukan lebih dahulu arah tindakan.

Perencanaan berorientasi ke masa depan. Karena itu, dapat digolongkan sebagai proses usaha organisasi untuk menjembatani kesenjangan antara tempat keberadaannya sekarang dengan tempat keberadaannya pada suatu titik dimasa depan.

Sebagian besar manajer dan supervisor dalam organisasi memiliki tanggung jawab di dalam Perencanaan.Pada tingkat tertinggi manajemen eksekutif merencanakan jenis kegiatan usaha tempat organisasi berkegiatan, cara memperoleh sumber keuangan, cara organisasi memasarkan produk dan jasanya dan sebagainya.

Pada tingkat yang lebih rendah supervisor merencanakan cara untuk memenuhi sasaran yang mendukung tujuan organisasi. Ini mencakup tanggung jawab, seperti menjadwalkan pekerjaan dan meramalkan kebutuhan bahan mentah dan persediaan. Ada beberapa keterampilan lain yang juga dapat dianggap perlu bagi fungsi Perencanaan ini.

Sebagai bagian dari Fungsi Perencanaan, pada terbitan ini kita membahas keterampilan :

1). Penentuan Sasaran,

2). Perencanaan,

3). Penjadwalan Pekerjaan, dan

4). Penilaian Usul.

PENENTUAN SASARAN

Penentuan Sasaran adalah pernyataan mengenai hasil kerja yang harus dicapai. Pada banyak organisasi manajer dan bawahan menentukan tujuan secara bersama untuk bawahan. Manajer harus mempertimbangkan tujuan untuk keseluruhan kelompok yang mereka awasi apabila mereka ikut serta dalam menentukan sasaran untuk tiap bawahan. Orang tersebut harus mempertimbangkan tujuan kelompok dan tujuan pribadi.Sebagai hasil proses ini tujuan yang layak tetapi menantang dapat ditentukan untuk setiap orang dalam satu organisasi. Tujuan dapat ditentukan untuk pekerjaan, proyek, atau tugas perseorangan. Penilaian prestasi kerja setiap orang harus didasarkan pada sasaran yang ditentukan untuk orang tersebut. Sasaran biasanya ditentukan secara tertulis.

Mengapa Menentukan Sasaran ?

Bilamana sasaran yang telah ditentukan itu dikenal dan dirinci, maka orang yang bekerja menurut sasaran ini memiliki definisi yang jelas tentang harapan yang telah disetujui yang cenderung merangsang, mencegah pemborosan tenaga pada tugas yang tidak memberi hasil, dan mengurangi pertentangan antar pribadi.

Saat Penentuan Sasaran

Sasaran harus ditentukan untuk setiap kegiatan pada saat kegiatan tersebut ditetapkan. Dengan sasaran yang sudah ditetapkan, karyawan yang bertanggung jawab atas kegiatan tersebut tahu dengan tepat apa yang diharapkan dalam hal jadwal, biaya, jumlah, mutu, dan sebagainya.

Sasaran sering ditentukan sesudah masalah yang serius terjadi pada pekerjaan mereka. Dalam hal seperti ini supervisor umumnya tidak mengetahui sampai masalah itu tiba-tiba muncul, sehingga bawahan yang bertanggung jawab mendapatkan kesan yang salah terhadap pekerjaan yang harus dilaksanakan.

Tentu saja, lebih baik menentukan sasaran dengan terlambat dari pada tidak sama sekali.

Cara Menentukan Sasaran

Ada banyak informasi yang berhubungan dengan cara menentukan sasaran. Di sini kami akan menyajikan beberapa garis pedoman dasar yang pasti membantu anda dalam menentukan sasaran yang bermanfaat bagi bawahan anda.

Jika sasaran anda tidak mengikuti garis pedoman ini, sasaran anda tidak akan seefektif sebagaimana semestinya.

Tentukan sasaran yang sesuai dengan tujuan dan kebijaksanaan organisasi :

Sasaran yang ditentukan untuk semua orang tidak boleh bertentangan secara langsung dengan kebijaksanaan yang telah ada (diterima). Kebijaksanaan maupun sasaran harus diubah jika pertentangan timbul.

Tentukan sasaran yang disetujui oleh bawahan :

Sangat baik mengikutsertakan bawahan dalam menentukan sasaran mereka. Karena ada kemungkinan bagi supervisor atau bawahan yang tidak realistis pada penentuan sasaran; diskusi yang demikian harus menghasilkan sasaran yang dapat diterima bersama dan mencerminkan pandangan terbaik kedua belah pihak. Ini juga membantu meyakinkan bahwa bawahan akan mengerti dan berjuang kearah sasaran.

Tentukan sasaran secara Tertulis :

Dengan menulis sasaran, anda dan supervisor anda dapat berpedoman secara khusus pada setiap sasaran dan tahu lebih jelas apa yang diharapkan dari pekerjaan.

Kemudian sasaran tertulis dapat ditinjau ulang setingkat lebih tinggi oleh manajemen yang lebih tinggi.

Sederhanakan Sasaran :

Sasaran harus menggambarkan hasil yang diharapkan oleh supervisor untuk dapat dicapai. Uraian yang terinci tidak perlu tercantum pada pernyataan tentang sasaran. Sasaran tersebut perlu dipahami oleh orang yang bersangkutan, orang yang memberikan sumbangan untuk tercapainya sasaran, supervisor dan manajer dari supervisor. Dengan kata lain, oleh semua yang terlibat.

Mulai dengan kata “untuk” yang diikuti oleh kata kerja : Sasaran harus mulai dengan kata “untuk” yang diikuti oleh kata kerja, karena sasaran harus muncul sebagai hasil suatu pekerjaan.

Contoh : “ Untuk mengurangi apkiran sampai maksimum dua persen perminggu pada akhir bulan ini “.

Tetapkan tanggal sasaran untuk penyelesaian :

Sasaran harus mencakup tanggal penyelesaian agar orang tersebut mengetahui kapan harus diselesaikan. Hasil kerja setiap orang dapat dinilai secara resmi sesudah tanggal sasaran dilewati.

Tetapkan sasaran dengan Tegas dan sejelas mungkin :

Jika seseorang tidak mengetahui jumlah, mutu dan faktor biaya yang diperlukan, tidak mungkin ia akan berusaha untuk memenuhi sasaran. Misalnya, lebih baik berkata “ Untuk menyediakan lima ratus pemasangan per hari….” daripada “ Untuk menyediakan pemasangan yang cukup secara bertahap….”.

Tetapkan “ apa” dan “kapan”, bukan “ mengapa” dan “bagaimana”

Sasaran adalah pernyataan tentang hasil yang harus dicapai, bukan pembuktian dan prosedur. Jika penjelasan perlu, dan mungkin sangat perlu, maka harus diberikan secara lisan atau pada pernyataan yang terpisah.

Hubungan sasaran secara langsung dengan peranan bawahan :

Sasaran harus menentukan apa yang harus dilakukan seseorang , bukan kelompok atau oraganisasi. Orang tidak dapat diukur berdasarkan pada sasaran yang tidak dikuasainya.

Tentukan sasaran yang realistis dan dapat dicapai, tetapi menantang :

Karena sasaran ditentukan untuk menjadi pendorong, mereka harus dalam jangkauan walaupun tidak terlalu mudah diselesaikan. Sasaran yang diluar jangkauan menimbulkan sikap putus asa.

Hal-hal yang harus dihindari dalam menentukan sasaran :

Garis-garis pedoman terdahulu memberitahukan anda cara menentukan sasaran. Sekarang kita beralih ke masalah-masalah yang harus anda hindari dalam menentukan sasaran.

Menentukan terlalu banyak sasaran :

Mudah menentukan lebih banyak sasaran untuk bawahan anda dari pada yang dapat mereka selesaikan. Tentukan prioritas untuk sasaran yang harus dipenuhi. Pisahkan hal-hal yang harus dilakukan dari yang wajib dilakukan dan yang mudah dilakukan. Pertimbangkan penghapusan dua kategori terakhir jika perlu. Lalu, beritahukan bawahan anda prioritas tersebut.

Lalai melanjutkan komunikasi tentang sasaran sesudah ditetapkan :

Diskusi langsung dengan bawahan sesudah sasaran ditentukan akan membantu menghilangkan kesalah-pahaman tentang sasaran. Diskusi serupa akan membantu meyakinkan bahwa sasaran layak dan juga menantang sesuai dengan kondisi yang berubah-ubah. Diskusi anda juga bermanfaat untuk menekan kepentingan yang anda tempatkan pada sasaran yang sudah ditentukan.

Menghindarkan sasaran pada penilaian hasil kerja :

Bilamana anda menentukan sasaran dengan bawahan, capailah pengertian bahwa hasil kerja bawahan akan dinilai berdasarkan pada sasaran tersebut. Jika anda tidak melaksanakan penilaian secara ini, sasaran anda tidak akan berlaku lagi sebagai pendorong.

PENDEKATAN PROFESIONAL WIRANIAGA

APAKAH MUTU PRIBADI WIRANIAGA?

Pribadi wiraniaga, seyogianya memiliki mutu pribadi, yang disebut sebagai faktor-faktor keyakinan :

• Kepribadian, yang mempunyai kepekaan sosial atau disebut juga sebagai kepekaan intelegensi.
• Perwatakan, yang konsisten dan normal, sehingga kata-katanya dapat dipegang.
• Motivasi, yang akan menjelaskan tingkah-lakunya.
• Daya-penggerak, yang mendorong dan melahirkan antusiasme kerja.
• Nilai pribadi di atas, merupakan sumber-daya utama masih harus dilengkapi dengan kemampuan pribadi :

1. Ilmu Pengetahuan
2. Keterampilan teknis, dan
3. Kecerdasan.

• Dalam perbandingan komposisi nilai dan kemampuan pribadi seorang wiraniaga, seperti tersebut diatas, di dalam pengkombinasiannya, masih diperlukan kemampuan Perencanaan.

Apa-apa yang perlu untuk melakukan pendekatan wiraniaga yang efektif dan secara profesional?

Tiga hal berikut ini perlu di fahami dan dihayati :

• Pertama : Bagaimana mengenal dan bertindak sesuai dengan spesifikasi isyarat-isyarat yang memberikan "saran" tentang kemungkinan suatu penjualan yang berhasil.
• Kedua : Bagaimana memahami dan memanfaatkan saat-saat psikologis.
• Ketiga : Bagaimana memahami dan menghayati delapan pendekatan profesional untuk menutup penjualan.

SEMANGAT KERJA

Semangat, banyak dihubungan dengan suasana perjuangan, juga didalam pertandingan-pertandingan olah raga. Semangat, adalah unsur yang sangat penting di dalam mengatasi berbagai hambatan dan halangan. Bukan hanya dalam perjuangan atau perang atau pertandingan saja kita memerlukan semangat. Di setiap macam pekerjaan, unsur semangat itu sama pentingnya. Bukankah di setiap jenis pekerjaan , kita pada hakekatnya berjuang, dan menghadapi tidak sedikit halangan dan hambatan?

Semangat, erat berkaitan dengan perasaan. Seorang akan tumbuh semangatnya, kalau dia merasa diterima dan menjadi anggotauta dari kelompoknya. Sehingga mempunyai keyakinan, bahwa dia bersama teman sejawatnya, bekerjasama untuk mencapai sasaran-sasaran bersama. Sasaran-sasarannya, bisa diidentikkan dengan sasaran bersama.Meskipun semangat erat berkaitan dengan kepuasan kerja, tetapi tidaklah sama dan satuKepuasan kerja, sebagaimana kita maklum, adalah hasil dari berbagai sikap yang dimiliki oleh seseorang terhadap pekerjaannya, terhadap faktor-faktor yang berhubungan dan terhadap kehidupan umumnya. Semangat kerja adalah unsur ekspressi dari sikap berbagai orang yang dipekerjakan disuatu perusahaan.

Semangat kerja jelas bukan merupakan sikap rata-rata setiap orang. Mungkin semangat suatu perusahaan berada pada tingkat yang rendah, meskipun banyak karyawannya menikmati kepuasaan kerja. Orang-orang tertentu yang kurang puas dengan pekerjaannya mungkin mengalami kemerosotan semangat secara keseluruhan. Atau seorang kepala kelompok(Supervisor) dengan sikapnya yang tidak populer, mungkin sekali menyebabkan merosotnya semangat kerja para bawahannya, meskipun faktor-faktor yang mendukung kepuasan kerja cukup tersedia.

Sebaliknya, beberapa orang lainnya mungkin merupakan pembangkit semangat kerja, meskipun faktor-faktor yang tersedia untuk memberikan karyawan kepuasan kerja sangat terbatas.

Kenyataan bahwa semangat kerja adalah hasil sampingan dari suatu kelompok, memungkin - kannya untuk dibangkitkan oleh sejumlah kecil orang dalam kelompok yang bersangkutan. misalnya, seorang tenaga suka membuat ribut, kalau dia memang tidak disukai oleh kelompok di mana dia bekerja, maka tidaklah akan mempengaruhi semangat kerja kelompok tersebut, apabila dia dipecat. Kelompok akan menganggap kejadian tersebut sebagai suatu peristiwa yang terpisah dan berdiri sendiri. Tetapi andai kata orang itu disukai oleh teman-temannya, menganggap bahwa orang itu sama sekali tidak mengganggu, maka peristiwa pemecatannya bisa merosotkan semangat kerja kelompoknya.

Dengan keterangan-keterangan di atas, kita bisa melahat, bahwa semangat kerja dalam suatu kelompok, bisa tinggi dan rendah secara bersamaan dalam satu waktu.

Semangat ditentukan oleh empat hal,. Salah satu yang terpenting adalah : perasaan kebersamaan. Disebut juga sebagai "Kerjasama Kelompok".Kemudian adanya keperluan akan suatu sasaran. Berikutnya: dirasakannya kemajuan ke arah sasaran-sasaran yang memberikan hasil. Dan terakhir ialah setiap orang dalam kelompok, memikul tanggung jawab yang mempunyai makna dan merupakan keperluan untuk mencapai sasaran.

Setiap karyawan di dalam situasi pekerjaan yang normal, sukar ditemukan melakukan pekerjaan yang terisolasi tanpa kaitan dengan pekerjaan teman sekerjanya yang lain. Para karyawan dengan demikian, sangaja atau tidak, merupakan suatu kelompok atau sejumlah sub-kelompok.Situasi yang ideal, adalah apabila terdapat hanya satu kelompok, dan semua karyawan menjadi anggauta dari kelompok itu. Kelompok yang menyatu itu, akan mengalami peningkatan semangat yang tertinggi, apabila yang dipimpin dan yang memimpin semuanya menjadi satu dalam kelompok. Arah yang diinginkan oleh pimpinan dan apa yang akan dicapai adalah arah kemana semangat kerja terpusat. Namun, seringkali hal ini, kurang mendapat tanggapan dari banyak pemimpin.

Perubahan-perubahan, mungkin saja menyebabkan kelompok tidak mencapai sasarannya; mungkin pula disebabkan karena unsur kebersamaan pimpinan dan bawahan kurang mendapat perhatian. Apakah suatu perubahanakan bermanfaat atau tidak, tergantung pada reaksi kelompok.

Di dalam setiap perusahaan, mestinya terdapat semacam struktur sosial. Kalau gagal menyadari adanya struktur demikian, akan menyebabkan manajemen gagal melihat kenyataan. Banyak pemimpin terlaluter pusat kepada masalah uang. Setiap karyawan di dalam pekerjaan, tentu akan membentuk semacam masyarakat; mereka mempunyai teman dan kawan, juga musuh-musuh; mereka saling bertukar rahasia; berkumpul sesudah jam kerja dalam kegiatan sosial tertentu; makan bersama dengan melakukan kegemaran dan hobby yang sama. Sadar atau tidak, mereka membentuk kelompok-kelompok.Kelompok demikian ini, bisa menjadi sumber utama semangat yang meningkat, apabila pimpinan bersedia mengakuinya dan apabila mungkin menyalurkannya ke arah yang benar untuk menciptakan suasana kerjasama.

Meningkatkan kerjasama dalam kelompok , akan sangat mudah, apabila kelompok mempunyai sasaran yang jelas. Perubahan cara-cara pekerjaan, membawa pengaruh perubahan dalam kelompok. Meskipin perubahan itu wajar dilihat dari segi pimpinan, bukanlah otomatis demikian dengan kelompok itu sendiri. Karena itu setiap perubahan, hendaknya didahului dengan penjelasan-penjelasan sehingga setiap orang dan kelompok dapat menyatukan sasaran perubahan itu dengan sasaran kelompok.

Perbaikan kedudukan, keamanan, peningkatan pendapatan dan kesejahteraanperorangan dan kelompok, semuanya bisa merupakan sasaran-sasaran , asalkan pimpinan mampu meng - galakkan mereka dan para karyawan umumnya. Harus pula cukup bukti bahwa semuanya itu nyata dan bisa dicapai.

Semboyan-semboyan, sering dipergunakan orang untuk meningkatkan semangat kerja. Semboyan yang indah, dianggap cukup kuat untuk membangkitkan semangat. Tetapi dengan semboyan saja, bagaimanapun indah dan muluknya, sebenarnya tidak banyak artinya, kalau hal-hal yang nyata dan bisa dijangkau, tidak terlihat oleh para karyawan.

Setelah jelas sasaran-sasarannya, maka yang penting lainnya, ialah adanya cara yang jelas untuk mengetahui berapa jauh kemajuan yang telah dicapai dalam jangka waktu tertentu.

Akhirnya, suatu tugas yang mempunyai makna bagi setiap anggauta kelompok adalah sangat penting. Apabila sasaran itu adalah menjual seratus biji barang tertentu, maka hendaknya setiap anggauta dapat melihat bahwa untuk mencapai sasaran itu setiap orang memikul tanggung-jawab dan tugas tertentu untuk mencapainya. Peranan masing-masing tentu saja harus jelas, sebagai bahagian dari keseluruhan usaha dan upaya pencapaian sasaran itu.Dengan demikian setiap orang lalu merasakan akan makna peranannya atas sukses-sukses yang dicapai bersama.